文責：木原 康雄
在籍していて、毎日顔を合わせて業務を行っている従業員から、突然残業代請求をされた場合（その方法としてはメールのほか、口頭、郵便があり得ます）、戸惑わざるを得ません。
しかし、戸惑いのあまり、法的観点からの検討もせずに、無視したり、拒絶したりすると、当該従業員との関係悪化を招くだけでなく、敗訴リスクも負うことになります。
また、当該従業員から他の従業員に話が広まり、集団的な請求に発展するおそれもあります。
どのように対応するのが適切なのでしょうか？
１ 在籍中の従業員から残業代請求を受けた際、会社がまずすべきこと
（１）不利益な取扱いの禁止
まずは、感情的に反論したり、合理的理由もなく支払を拒絶したり、無視したりするほか、残業代請求を理由に不利益な取扱い（報復的な解雇、賃下げ、配置転換、ハラスメント）をすることも避けなければなりません。
残業代請求自体は正当な権利行使ですので、それに対する不利益取扱いは、解雇権や人事裁量権の濫用として違法・無効と判断されるおそれがあります。
この場合、問題が訴訟へと発展し、残業代や付加金の支払を命じられるだけでなく、当該違法行為に対する損害賠償・慰謝料の支払いまで求められることになってしまいます。
（２）請求内容の正確な把握
請求がメールや書面でなされた場合はそれらから、口頭でなされた場合には従業員本人から聞き取りをして、従業員の具体的主張を正確に把握する必要があります。
ポイントは以下の点になります。
① 請求対象期間： いつからいつまでの期間の残業代を請求しているか
② 請求金額：未払い額の総額、および内訳
③ 算定の根拠： どのような労働時間を前提とし、どのような計算方法をしているか
（３）証拠の収集と分析
従業員の主張を把握したら、つぎは、会社側が保有する客観的な証拠・データを速やかに収集し、分析を行います。確認すべき主な証拠資料は以下のとおりです。
① 労働時間に関する証拠：タイムカード、ICカードの入退館履歴、ＰＣのログ情報、業務日報、シフト表など
② 労働契約・社内規程に関する証拠：雇用契約書（労働条件通知書）、就業規則、賃金規程など
２ 会社側が確認すべきチェックポイント
そして会社側としては、以下の5つのポイントに照らして、従業員の請求内容を法的な観点から検証することになります。
① 労働時間の算定は正しいか
判例上、労働時間とは、労働者が使用者の指揮命令下におかれている時間をいいます。そのため、タイムカード上の出退勤時間やICカードの入退館時刻のすべてが労働時間とは限りません。
たとえば、業務をせずに、私用で就業時間後も居残っていなかったか、通勤電車の都合で早出していたが、業務はしていなかったということはないか等を確認します。
また逆に、タイムカードを打刻した後も業務をしていたということもあり得ますので、その点については、パソコンのログ情報の検証や上司からの聞き取り等をする必要があります。
② 管理監督者に該当しないか
従業員が、「監督若しくは管理の地位にある者（管理監督者）」（労働基準法41条2号）に該当する場合、就業規則に別の定めをしていない限りは、時間外・休日労働の割増賃金は発生しません（ただし、深夜労働の割増賃金は発生します）。
注意すべきは、社内の肩書（店長、マネージャー、部長など）で自動的に決まるわけではないという点です。裁判例上、実態を以下の3要素にあてはめて、厳格に判断されています。
ａ 職務内容、権限および責任が、経営者と一体的な立場にあること
ｂ 出退勤について厳格な制限を受けず、裁量が認められていること
ｃ その地位にふさわしい十分な待遇が講じられていること
これらをすべて満たしている場合には、時間外・休日の残業代請求を拒絶できる可能性があります。
③ 固定残業代制度が有効に機能しているか
固定残業代制度を採っている場合には、その部分の残業代については既払いということになります。
もっとも、形式的に固定残業代制度がある場合でも、それが、裁判例が要求する有効要件を充足しているかどうかを吟味する必要があります。
裁判例がいう有効要件は、最低限以下のとおりです。
ａ 判別可能性：就業規則等において、基本給部分と固定残業代部分の金額が明確に区別できること。
ｂ 対価性：「固定残業代」が、実際の時間外労働の対価として支払われていることが客観的に明らかであること。
もしこれらの要件を欠いている場合、固定残業代制度自体が無効と判断されます。
この場合、「固定残業代」部分も割増賃金の算定基礎に含まれることになり、それをベースに残業代が計算されてしまうことになります。
④ 労働基準法上の除外賃金が適切に計算されているか
割増賃金の算定基礎を算出する際、すべての給与項目を含める必要はありません。
労働基準法37条5項および同施行規則21条により、以下の7つの手当は「除外賃金」として、基礎単価の計算から外すことが認められています。
除外できる賃金（手当） 留意点（実務上の注意） 1. 家族手当 扶養家族の人数に応じて支給されているもの 2. 通勤手当 通勤に要する実際の費用に応じて支給されているもの 3. 別居手当 単身赴任などの事情に応じて支給されるもの 4. 子女教育手当 子どもの教育費用の実態に応じて支給されるもの 5. 住宅手当 住宅に要する費用（家賃等）に比例して支給されるもの 6. 臨時に支払われた賃金 慶弔見舞金や、突発的な事由で支払われたもの 7. 1ヶ月を超える期間ごとに支払われる賃金 賞与（ボーナス）など
従業員側の計算において、これらの手当等が誤って算入され、基礎賃金が不当に高くなっていないかチェックする必要があります。
⑤ すでに時効を迎えている分が含まれていないか
残業代の請求権の消滅時効期間は、３年です（労働基準法115条・143条3項）。
支給日の翌日から３年が経過している部分については、消滅時効を援用して請求を拒絶するか否かを検討することになります。
３ 在籍中の従業員と円満に解決するためのポイント
従業員が在籍中の場合、会社側としては、単に請求にかかる残業代について解決するだけでは足りません。当該従業員に、会社への不信感を解消し、今後も良好な関係を保って働いてもらうこと、及び、他の従業員に問題を波及させないことが重要です。
（１）訴訟や労働審判に発展させないための任意交渉の重要性
問題が訴訟、労働審判等の裁判所の手続にまで発展すると、問題の解決まで多大な時間とコストがかかるだけでなく、在籍中の従業員との関係が破壊されてしまい、これが他の様々な請求等（たとえば、上司からパワハラを受けた、長時間労働により健康を害した等）を誘発する危険性があります。
また、裁判は公開が原則ですので、他の従業員への波及や、企業のブランドイメージの低下を招きかねません。
裁判外での話し合いによる早期の合意解決を目指すことが、従業員が在籍中のケースにおいては重要になってくるでしょう。
（２）支払額の調整と合意書の作成
会社側の主張が整理できた段階で、在籍中の従業員に対し、計算根拠と金額を示し、交渉の上、合意を目指します。その際、上記（１）の観点から、紛争を激化させないよう、柔軟な態度で臨む必要がある場合も考えられます。
合意に至ったら、合意書を作成します。
合意書には、解決金額や支払期限を定めるほか、合意書の内容を他の従業員等に口外しないという守秘義務条項や、現在までの残業代はすべて清算されたという清算条項を入れるとよいでしょう。
（３）他の従業員への波及を防ぐための対策
当該従業員の残業問題だけ解決しても、会社全体の労働時間管理体制を見直して適正なものにしなければ、他の従業員から同様の請求を受けることになります。
そこで、客観的な勤怠管理システムの導入や、ノー残業デーの設定、業務プロセスの効率化、残業の事前承認制の運用の厳格化、法に適った固定残業代制度・管理職制度への変更などを進める必要があります。
また、他の従業員についても、請求を行った従業員と同様の理由により未払い残業代が発生しているのであれば、公平な処遇を維持するため、同様の支払を行うべきでしょう。
４ 在籍中の従業員からの残業代請求を弁護士に相談するメリット
在籍中の従業員からの残業代請求に対して、会社だけの判断、あるいは人事担当者だけで進めることにはリスクがあり、弁護士に依頼することでこれを回避・軽減することができます。
（１）複雑な残業代計算を正確に行い、過払いリスクを軽減できる
残業代の計算は、1分単位での集計、日跨ぎ労働の処理、深夜労働が重なった場合の割増率の適用など複雑です。
弁護士に依頼した場合、会社側の証拠資料をベースに正確な計算を行いますので、計算間違いによる過払いリスクを軽減することができます。
（２）従業員との直接交渉を任せることで、合理的な解決が期待でき、また業務への支障を最小限に抑えることができる
当事者同士（経営者・上司と在籍中の従業員）で直接話し合おうとすると、どうしても感情的になり、冷静な議論ができなくなりがちです。
弁護士が会社の代理人として在籍中の従業員と折衝を行うことで、感情的な口論や合理的理由なき支払拒絶等をなくし、冷静な議論を進めることができます。
また、経営者・上司の精神的なストレスを軽減でき、通常業務に集中できる環境の維持にも役立ちます。
（３）再発防止に向けた労働時間管理体制の改善提案
今回の請求が解決されたとしても、その原因を踏まえた労働時間管理体制の改善がなされなければ、今後も同様の請求を受けるリスクを抱え続けることになります。
労働問題に精通した弁護士であれば、原因を突き止め、具体的な改善策を提案することができます。
５ 当事務所のサポート内容
当事務所は、多数の労務問題を取り扱っており、残業代請求における代理人としての対応はもちろんのこと、労働時間管理体制の整備についても多くの経験を有しています。
未払い残業代問題を解決し、今後も発生させないようにするためのアドバイスが可能ですので、事態が深刻化し、従業員全体との関係が悪化してしまう前に、ぜひ一度、当事務所までお気軽にご相談ください。
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Last Updated on 2026年6月8日 by loi_wp_admin
この記事の執筆者：弁護士法人ロア・ユナイテッド法律事務所
当事務所では、「依頼者志向の理念」の下に、所員が一体となって「最良の法律サービス」をより早く、より経済的に、かつどこよりも感じ良く親切に提供することを目標に日々行動しております。「基本的人権(Liberty)の擁護、社会正義の実現という弁護士の基本的責務を忘れず、これを含む弁護士としての依頼者の正当な利益の迅速・適正かつ親切な実現という職責を遂行し(Operation)、その前提としての知性と新たな情報(Intelligence)を求める不断の努力を怠らず、LOIの基本理念である依頼者志向を追求する」 以上の理念の下、それを組織として、ご提供する事を肝に命じて、皆様の法律業務パートナーとして努めて行きたいと考えております。現在法曹界にも大きな変化が起こっておりますが、変化に負けない体制を作り、皆様のお役に立っていきたいと念じております。
