文責：難波 知子
１ 問題社員対応とは？
会社に問題社員はいますか。一般的に問題社員としては、
① 無断遅刻や欠勤を繰り返す
② 能力不足、成績不良が改善されない
③ 他の従業員との協調性がない
④ 業務命令を聞かない、上司に対して反抗的である
⑤ 非行・違法行為を行う
⑥ ハラスメントを行う
などが考えられます。
問題社員が全くいないという会社はほぼなく、問題社員に対しどのように対応するのか、悩んでいる会社も多いことと思います。
もっとも、このような問題社員であっても、労働者としての地位は法律上強く保護されています。その点に留意せず、十分な準備をせず解雇することはもちろん、解雇までいかない懲戒処分や人事権の行使を行った場合でも、本人が選択した様々な手段を通し、争われ、解雇権や人事権の濫用を主張され、処分が無効となる可能性があります。
問題社員が争う手段としては、
① 弁護士を通した交渉。
② 労働局のあっせんの申立て
③ 労基法違反を労働基準監督署に申告
④ 労働審判や調停の申立て・訴訟提起
⑤ 労働組合への加入と団体交渉要求
などの様々なものが想定されます。どの手段が選択しても、会社の時間的、金銭的負担が生じることに間違いありません。
仮に、解雇について裁判等で争われ、最終的に解雇が無効と判断された場合、解雇後復職までの給与相当額、また、その後退職しない限り、定年退職するまで給与を支払うことになる可能性が高い状態になります。このようなケースでは、未払残業代やパワハラ損害賠償の請求など併せてなされることが少なくありません。
このような事態を招かないためには、解雇その他の懲戒処分、人事権の行使が無効とならないための体制整備をしておくことが重要です。
そして、その有効な手段としては、会社が問題社員に書面をもとに丁寧に指導や注意を行い、それにも関わらずその問題社員が、職務が満足にできるようにならない、勤務態度を改善できないことについて、明確に記録し証拠化しておくことが挙げられます。
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２ 問題社員への書面での対応
（１）能力不足、勤怠不良社員
単に能力不足、成績不良、勤務態度不良、適格性欠如というだけでなく、その程度が重大であり、注意・指導し、改善の機会を何度も与えているにもかかわらず改善しないなど、解雇以前に会社が相当な労力をもって注意・指導等しているけれども改善しないといえる状況でないと解雇有効とは認められません。
解雇の前に、解雇回避の努力として、研修、配転、業務変更、降格、懲戒処分などの実施を問われることが多いといえます（特に他部署がある会社）。解雇以外に他に採りうる方法がなく、解雇は最後の手段であったことを示すことが重要となってきます。
また、最初の業務改善指導、警告書からさほど改善の時間を与えずに拙速に解雇すると、教育・改善指導の余地があったのに怠ったとされやすいといえます。
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（２）協調性欠如社員
協調性欠如の社員は、業務命令違反・上司や周りへの反発・顧客とのトラブル等を丁寧に立証する必要があります。業務命令の内容、本人が反発する理由、発生した業務上の支障や具体的な被害等について分析することが必要となります。
当該従業員だけが悪いわけではないと判断されると、解雇無効の判断に傾き易いといます。
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（３）能力不足の専門業務社員や中途採用社員
管理職、技術者、営業社員などが、高度の技術・能力を評価、期待されて特定の業務のための即戦力として、高価な給与で中途採用されたが、期待した技術・能力がほとんどなかったような事案では、解雇有効と認められやすい傾向にはあります。
募集時や、労働契約時にどのような水準の能力を求めるのか、具体的に定めておくことが必要です。その基準に達していない場合に、解雇できるような定めを作っておくことが肝要です。
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（４）ハラスメントを行う社員
ハラスメントでは客観的証拠が残っていないことも多く、被害者や目撃者の言い分によりハラスメントの認定を行うことも多く想定されます。客観的状況と矛盾しないか、被害はどの程度か、報復がなされない体制かについて改めて確認をする必要があります。そして、時系列を整理し、証言等の証拠をもとに丁寧に指導書を作成する必要があります。
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（５）問題社員について解雇有効とした場合の裁判例のポイント
単に能力不足、成績不良、勤務態度不良、適格性欠如、ハラスメントを行うというだけでは解雇は認められません。
会社が、再三にわたって注意や指導し、改善の機会を与えているにもかかわらず、改善しないことを立証する必要があります。また、解雇の前に、解雇回避の努力として、配転、業務変更、降格、懲戒処分などの実施を問われることが多い（特に他部署がある会社）ので、この点も検討する必要があります。ほかに取りうる方法がなく、解雇は最後の手段であったことを示すことが重要です。
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３ 注意書・指導書・警告書の書き方ポイント
（１）具体的なポイント
上記のとおり、問題社員は、放置せず、業務改善指導を繰り返し、記録を残していくことが重要となります。書面作成のポイントとしては、以下の点が挙げられます。
① 時系列に沿った具体的な内容にすること
できていない点、問題点、改善すべき点（業務能力・業務懈怠・協調性欠如・業務命令違
反）を５W１Hで整理し、証拠をもとに、具体的に示し、併せて、会社が求めるレベルや行動を具体的に示し、そのギャップを改善するよう指導します。
訴訟等を見据え、第三者が読んで問題点がわかるように記載することも重要です。業務内容など前提については、なるべく簡潔に、わかりやすく表現できると望ましいです（図表や証拠などを使ってもよろしいです）。
また、交付の前には本人の言い分を聞き、可能であれば、それに対する反論も記載するとよりよい書面になります。
② 改善方法等も記載すること
問題行動の指摘があるだけでは、社員が具体的にどのように改善をすればよいか分からず、注意・指導を経ても勤務態度の改善に繋がらないこともありえます。また、具体的な改善方法の指摘のない注意書・指導書では十分な注意・指導が行われたものとして評価されない可能性すらあります。
そこで、注意書・指導書を作成するにあたっては、問題行動それ自体の指摘に加え、具体的な改善方法を提案することが重要となります。
③ 過去の指導の結果を記載すること
一定期間を区切って指導、記録し、期間経過後にフィードバックすることを繰り返し、それでも改善しなかったことを示すことも必要です。前回の指導後の書面やメールで反発の証拠を残す録音なども有効です。
④ 受領の証拠を残すこと
本人に書面を渡し、署名を得る、メールを送る、自宅に郵送するなど伝えた証拠を残す（裁判では、何度も、本人にできていないことを具体的に伝え、改善を促したことを立証する必要がある）ことが必要です。注意書・指導書は、問題社員に交付し内容を認識させてはじめて意味があるものだからです。
⑤ 行為と近接した時期に行うこと
注意書・指導書の交付が問題行動から長期間経過したタイミングになってしまうと、事実上会社が問題行動を黙認していたとの評価に繋がりかねません。
そのため、注意書・指導書の交付は、問題行動からなるべく時期をあけずにタイムリーに行う必要があります。
（２）弁護士にご相談を
まずは、初回の指導注意の段階から、労働関係の知識豊富な弁護士に相談しながら、慎重に対応すれば、紛争化を避けられる可能性が高くなります。
それでも、改善しない問題社員に対しては、いきなり解雇するのではなく、会社（人事部）で退職勧奨を行い、退職合意によって円満に解決する方向性を探るべきです。退職合意できず万一訴訟となったときは、そのまま代理人対応に移行できるように、日ごろから労働問題に精通した弁護士と連携しておくことによって、会社にとってよりリスクの少ない最善の対応が可能となります。
【指導書例】
○○年 ○○月 ○○日
○○ ○○ 殿
○○株式会社
人事部
部長 〇〇 〇〇
指導書
貴殿には、下記「１ 指導対象となる事実（貴殿の問題点）」の事実が存在することから、「２ 改善指導内容」の通り、改善するよう指導します。
記
１ 指導対象となる事実（貴殿の問題点）
貴殿は、令和●年●月●日、●●（場所）において、●●という言動を行いました。かかる言動は、就業規則●●条に定める「・・・・」に反し、また職場秩序を混乱させるものです。
２ 改善指導内容
●●を行わないこと
●●（例：上司等の指示命令に従い誠実かつ忠実に勤務すること）
・・・・
以上
私は、上記１の事実に関する説明を受け、理解いたしました。そして、上記２の改善指導の内容に従って、私の問題点を改善できるよう努力いたします。
年 月 日
氏名 印
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Last Updated on 2025年3月4日 by loi_wp_admin
この記事の執筆者：弁護士法人ロア・ユナイテッド法律事務所
当事務所では、「依頼者志向の理念」の下に、所員が一体となって「最良の法律サービス」をより早く、より経済的に、かつどこよりも感じ良く親切に提供することを目標に日々行動しております。「基本的人権(Liberty)の擁護、社会正義の実現という弁護士の基本的責務を忘れず、これを含む弁護士としての依頼者の正当な利益の迅速・適正かつ親切な実現という職責を遂行し(Operation)、その前提としての知性と新たな情報(Intelligence)を求める不断の努力を怠らず、LOIの基本理念である依頼者志向を追求する」 以上の理念の下、それを組織として、ご提供する事を肝に命じて、皆様の法律業務パートナーとして努めて行きたいと考えております。現在法曹界にも大きな変化が起こっておりますが、変化に負けない体制を作り、皆様のお役に立っていきたいと念じております。
