就業規則を作成しないデメリットとは?弁護士が作成・変更についてわかりやすく解説!

就業規則を作成しないデメリット

文責:中村 仁恒

1 就業規則とは

就業規則とは、労働者の賃金や労働時間などの労働条件に関すること、職場内の規律などについて定めた規則のことをいいます。

就業規則に記載する内容には、必ず記載しなければならない事項(絶対的必要記載事項といいます)と、そのような定めをする場合に記載しなければならない事項(相対的必要記載事項といいます)があります。絶対的記載事項には、①始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇や②賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項③退職に関する事項(解雇の事由を含む。)があります。相対的記載事項には、①退職金②賞与(ボーナス)③表彰や懲戒に関する事項④その他全労働者に適用される事項などがあります(労基法89条)。

なお、「就業規則」という名称に該当しなくとも、上記の定義に当てはまる場合には、法的には就業規則に該当します。

2 就業規則がなかったらどうなるか?

(1)常時10人以上の労働者がいる場合

常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない義務があります(労働基準法89条、90条)。そのため、常時10人以上の労働者を使用しているにもかかわらず、就業規則を作成し、届出していない場合には、上記の定めに違反することになります。違反には、30万円の罰金刑が定められています(労基法120条)。

(2)常時10人以上の労働者がいない場合

常時10人以上の労働者がいない場合には、就業規則の作成及び届出義務はありませんので、その場合には就業規則を作成しなくとも法違反にはなりません。

しかしながら、就業規則を作成することは、適正な人事・労務管理を行うためには必要不可欠ですので、いずれにしても就業規則を作成するべきです。

というのも、労働契約関係においては、労働者の採用から退職に至るまで、様々な場面での権利義務関係が問題となります。例えば、採用、試用期間、人事異動、昇格・降格、休職、懲戒処分、退職など、様々な場面で労働者・使用者それぞれの権利義務関係が問題となります。上記の全ての場面を網羅した労働契約を作成しようとすれば、非常に大部の契約になり、それをその都度作成して合意することは極めて困難であり、契約書に上記の事項を全て書き込むことは事実上できません。また、どのような賃金制度の内容にするかも問題となり、賃金規程が必要になる場合があります(上述したところから、賃金規程も就業規則の一種になります。)。

労働契約法7条は、「労働者及び使用者が労働契約を締結する場合において、使用者が合理的な労働条件が定められている就業規則を労働者に周知させていた場合には、労働契約の内容は、その就業規則で定める労働条件によるものとする。」と定めています。そのため、①労働者と使用者が契約締結をする時点で就業規則が存在し、②その内容が合理的であって③就業規則が周知されている場合には、就業規則で定める労働条件が労働契約の内容になるという特別の効力が認められています。つまり、上記のような就業規則を用意しておけば、契約ごとに労働者の合意を得なくとも、就業規則の内容を労働契約の内容とすることが可能になるのです。

採用、試用期間、人事異動、昇格・降格、休職、懲戒処分、退職などの様々な場面において、使用者として希望する制度をあらかじめ就業規則に規定しておけば、それが契約内容となり、労務管理上有利に働く規定はいくつもあります。具体的には、次のとおりです。

3 充実した就業規則を設けるメリット(就業規則がない場合のデメリット)

就業規則を設けることで、例えば、次のようなメリットがあります。

(1)人事異動

就業規則において、転居を伴う異動(いわゆる転勤)を命じる場合がある旨定めておけば、合理的な理由に基づく転勤命令が可能となります。

(2)降格に伴う賃金の減額

労働者の職位や資格を下げる場合、就業規則や賃金規程に降格に関する定めが設けられており、かつ、それに基づいて賃金が減額となる定めがあれば、一定の場合に労働者を降格させそれに基づいて賃金を減額させることが可能となります。

(3)休職期間満了による労働契約の終了

労働者が心身の不調により、一定期間就労できなくなる場合があります。休職制度の定めがある場合、一定期間休職として、それでも治癒しない場合には退職とする旨定めることが一般的です。そのような定めがあれば、休職制度に基づいて、一定期間休職したにもかかわらず治癒しない労働者については、退職扱いにすることが可能となります。

近年は、メンタルの不調により就労できない状態が継続する場合があり、そうした場合の権利義務関係を定める重要性は高まっています。

(4)服務規律及び懲戒処分

職場で守るべきルールを服務規律といいます。合理的な服務規律を定めた場合、使用者には服務規律に基づいて勤務することを労働者に求める権利が生じ、労働者は服務規律に基づいて就労する義務を負います。

職場の秩序を維持するためには、しっかりとした服務規律を整備することが重要であることに異論はないと思われます。

また、就業規則に懲戒処分の規定を設けておくことにより、服務規律違反があった場合に懲戒処分を検討することが可能となります。それによって、服務規律の実効性を担保することが可能となります。なお、判例では、就業規則をするための要件として、就業規則に懲戒の種類や懲戒の事由を明記することが求められています。そのため、例えば横領などの犯罪行為であっても、就業規則において懲戒処分を定めていない場合には、懲戒処分を行うことができないという不都合が生じます。こうした不都合を回避するためにも、就業規則において懲戒処分の規定を設けることは必須でしょう。

反対に、就業規則がない場合には、上記のような権利義務関係が曖昧になったり、使用者として必要な権限が持てないといったデメリットが発生することになります。

4 就業規則を作成すべきタイミングは?

就業規則はなるべく早期に作成するべきです。というのも、既に述べたように、当該労働者を採用する時点で既に就業規則が整備され、それが周知されている場合には、その内容が合理的であれば労働契約の内容になります(労契法7条)。

これに対して、労働者を採用した後に就業規則を作成ないし変更した場合、就業規則の内容に不利益性がある場合には、就業規則の作成による不利益変更の問題となります(労契法10条)。不利益変更となれば、容易にはその有効性が認められません。そのため、早期に就業規則を整備し、そのうえで、労働者を採用したほうが会社にとっては有利になります。

なお、就業規則の整備と労働契約締結の先後は、個々の労働者ごとに判断されます。そのため、なるべく早く早期に就業規則を整備することによって、就業規則の内容をその後に採用した労働者との契約内容にすることが可能となります。

5 就業規則を整備するために必要なステップ(手順)

就業規則は個々の会社のニーズ・要望を確認したうえ、オーダーメイドで作成することになります。

そのため、まずは会社の実態や課題を確認させていただき、その内容を踏まえて会社ごとに最適な就業規則を作り上げていくことになります。

6 弁護士による就業規則の作成・変更

就業規則に定めたルールの有効性が問題になった場合、労働者が訴訟や労働審判を選択することがあります。弁護士は、訴訟や労働審判になった場合、裁判所がどのような判断をする傾向にあるかを見越して、法的紛争になった場合でも通用する内容の就業規則を提案し、リスクを最小化することが可能です。そのため、就業規則は、弁護士に依頼して作成することをお勧めいたします。

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7 就業規則の作成・変更について当事務所がサポートできること

当事務所は、訴訟・労働審判等の紛争案件の解決実績が豊富であり、また、東証プライム上場企業から従業員10人未満の企業まで、業種を問わず顧問契約をいただいています。そうした経験の中で蓄積した紛争解決、予防法務の知見を活かして、実践的な就業規則作成・変更のサポートが可能です。また、弊所には提携する社労士が存在し、所内に社労士資格を有する弁護士も在籍しています。

貴社に最適な就業規則の作成・変更をお手伝いさせていただきますので、是非ご相談をいただけますと幸いです。

Last Updated on 2024年5月13日 by loi_wp_admin


この記事の執筆者:弁護士法人ロア・ユナイテッド法律事務所
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